Как сохранить эксель в пдф на одной странице

Конвертация из Excel в PDF

PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.

Решения задачи конвертации/печати

Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.

Microsoft Excel

Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть xlsx-файл.
2. Перейти во вкладку «Файл».
   
3. Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.
   
4. После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.
   
5. При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).
   
6. Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».
   
7. Новый документ откроется в Adobe Acrobat.
   

Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:

1. Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
2. В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.
   
3. Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.
   
4. Процесс займет несколько секунд.

Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.

Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).

1. Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».
   
2. Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» — повторно кликнуть по кнопке.
   
3. В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.
   
4. Нажать «Опубликовать».
   

В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».

В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.

В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.

Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF

Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:

1. Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.
   
2. Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.
   
3. Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.
   

Онлайн-конвертеры

Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.

Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:

1. SmallPDF.
2. PDF.io.
3. ConvertStandard.
4. iLovePDF.
5. PDF2Go.

Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.

Обратная конвертация: из PDF в Excel

В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.

Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:

1. Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.
   
2. Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
3. По завершении на экране высветится уведомление.
   
4. Нажать на кнопку «Скачать».

Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.

Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.

Как конвертировать Excel в PDF и разместить на одной странице: 3 способа

В этой статье мы покажем 3 способа печати Excel в PDF и уместимся на одной странице. Есть также советы, как предотвратить обрезание листов Excel при сохранении в PDF.

Василий Лебедев

Использование MS Excel — сложная задача, особенно для пользователей, которые не владеют ею. Если вы являетесь постоянным пользователем Excel, то существует более высокая вероятность того, что вы столкнулись с проблемой, когда ваш лист Excel печатается на нескольких страницах, а не на одной. Это расстраивает, так как опубликовано всего несколько строк, а остальная часть бумаги будет потрачена впустую. Если вы по-прежнему часто сталкиваетесь с этой проблемой, прочтите этот блог. Мы покажем вам, как конвертировать и сохранить Excel в PDF и уместить его на одной странице.

Кроме того, ниже представлены советы по конвертированию Excel в PDF без обрезки.

В этой статье

Способ 1. Печать Excel в PDF по размеру листа на одной странице

Простым способом конвертирования Excel в PDF на одной странице является настройка параметра масштабирования на «По размеру одной страницы» перед печатью. Вот как это сделать.

Шаг 1 Выберите принтер Excel для PDF

Запустите Microsoft Excel и откройте лист Excel, который вы хотите сохранить в формате PDF и разместить на одной странице. Щелкните Файл > параметр «Печать», чтобы получить доступ к настройкам печати. Выберите принтер Microsoft Print to PDF.

Если у вас установлен Wondershare PDFelement — Редактор PDF-файлов, выберите PDFelement в качестве принтера. Преимущество печати Excel в PDF с помощью PDFelement заключается в том, что вы можете редактировать конвертированные PDF-файлы с помощью этого мощного PDF-редактора впоследствии, например, редактировать текст, настраивать макет страницы и т. д.

Шаг 2 Excel в PDF на одной странице

Чтобы уместить электронную таблицу Excel на одной странице, нажмите «Без масштабирования» в разделе «Настройки» и выберите «Уместить лист на одной странице». теперь нажмите кнопку «Печать».

Появится диалоговое окно, в котором вам нужно ввести имя, выбрать место для сохранения файла и нажать кнопку «Сохранить», чтобы напечатать Excel в PDF на одной странице.

Способ 2. Конвертирование Excel в PDF на одной странице

Есть еще один способ сохранить электронную таблицу или книгу Excel на одной странице в Microsoft Excel. Это можно сделать с помощью параметра «Параметры страницы» на вкладке «Разметка страницы». Если вы не получали его, не волнуйтесь; вы можете следовать пошаговому руководству, приведенному ниже.

Шаг 1 Открыть настройки страницы

Мы предполагаем, что вы уже открыли файл Excel в Microsoft Excel. Теперь нажмите на вкладку «Макет страницы», и на этой вкладке вы должны щелкнуть крошечное средство запуска диалогового окна, появляющееся в правом нижнем углу. Это приведет к отображению диалогового окна «Параметры страницы».

Шаг 2 Подогнать Excel под одну страницу

Перейдите на вкладку Страница в диалоговом окне. Нажмите «Подгонка» под «Масштабирование» на вкладке «Страница» в диалоговом окне. Вы должны выбрать 1 в обоих полях рядом с опцией Fit to. Excel уменьшит все данные до одной страницы, и вы нажмете кнопку ОК, чтобы сохранить настройку.

Шаг 3 Конвертирование Excel в PDF на одной странице

Теперь вы нажимаете Файлы > Сохранить как и сохранить файл Excel в формате PDF на своем компьютере.

Если вы по-прежнему не можете разместить все содержимое электронной таблицы на одной странице, следуйте способу 3, чтобы настроить разрыв страницы, чтобы устранить проблему.

Способ 3. Конвертировать Excel в PDF без разрывов страниц

При печати с помощью Microsoft Excel программа автоматически устанавливает разрывы страниц, если содержимое листа разделено на разные страницы. В представлении макета страницы вы можете настроить места разрывов страниц, чтобы включить все, что вы хотите отобразить на одной странице.

Шаг 1 Открыть разрывы страниц

Перейдите на вкладку «Вид» и нажмите «Просмотр с разрывом страницы». Добавленные автоматические разрывы страниц появятся на вашем листе.

Шаг 2 Настройка разрывов страниц

Вы можете переместить разрыв страницы, чтобы включить все на листе на одну страницу без разрыва страницы. Поместите курсор на синюю линию и перетащите его в нужном вам направлении. Отпустите, когда закончите. Содержимое внутри синих линий будет сохранено на одной странице.

Теперь вы можете перейти в раздел «Файлы» > Распечатайте и распечатайте Excel на одной странице PDF.

Способ 4. Печать нескольких файлов Excel в PDF на одной странице

Если вы хотите конвертировать целую книгу с несколькими листами в одну страницу в формате PDF, этот вариант подойдет вам. В этом способе мы будем использовать Wondershare PDFelement — Редактор PDF-файлов известную программу просмотра и редактирования PDF для конвертирования Excel в PDF без ущерба для качество или формат документа.

Он поставляется с инструментами редактирования, которые позволяют редактировать даже после конвертирования файлов Excel в PDF-файлы. Вы также можете добавлять медиафайлы, такие как изображения и аннотации. Помимо конвертирования, вы можете создавать редактируемые формы PDF, которые помогут пользователям получать информацию от клиентов в режиме реального времени, добавлять текст в PDF и т. д.

Шаг 1 Загрузка и установка

Самым первым шагом, с которого начинается процесс, является установка PDFelement. Его просто загрузить, так как вы можете получить его по ссылке, указанной ниже, и установить его в соответствии с инструкциями, доступными в настройках установки.

Шаг 2 Загрузите файл Excel

Запустите PDFelement на своем компьютере и перейдите в главное окно. Щелкните значок «Создать PDF» и найдите файл Excel, который вы хотите конвертировать в PDF. Загрузите его и откройте.

Шаг 3 Настройка конвертирования Excel в PDF

Затем нажмите «Конвертировать» и перейдите в «Настройки печати». Здесь вы должны выбрать количество страниц на листе, чтобы добавить все рабочие листы на одну страницу. Затем нажмите «Сохранить», чтобы сохранить этот PDF-файл на своем компьютере.

Советы: Как конвертировать Excel в PDF без обрезки?

Иногда при попытке распечатать документ Excel в формате PDF отсутствует нижняя часть или поля страницы. Чтобы решить эту проблему, вы должны убедиться, что содержимое не обрезано разрывами страниц, и выбрать все, что вы хотите включить, чтобы настроить область печати. Если ничего из этого не помогает, вы можете попробовать следующие 2 совета.

1. Настройте качество страницы на 600 dpi

Некоторые пользователи решают проблему, увеличивая качество страницы до 600 точек на дюйм. Щелкните Файлы > Распечатать. Откройте настройки страницы и в параметре «Качество печати» установите значение 600 dpi.

2. Переключитесь на другой шрифт или измените размер шрифта.

Некоторым пользователям полезно изменить текст на другой шрифт или использовать меньший размер шрифта для экономии места. Если свободного места больше, лист Excel можно сохранить в формате PDF, не обрезая его.

Как преобразовать документ Excel в PDF и наоборот — способы, зачем это нужно

В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.

Рассматриваем различные варианты конвертации файлов

Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:

• В типографию для печати;
• Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.

Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.

Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.

Как перевести Excel в PDF

Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.

Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:

1. С помощью встроенных в Эксель функций;
2. Через официальную надстройку от Майкрософта;
3. С использованием онлайн-сервисов;
4. В скачанной программе.

Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.

Как перевести Excel в PDF в самом редакторе

Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:

1. Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
2. Кликните «Файл»;
3. Выберите «Экспорт»;
4. В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
5. В списке форматов выберите PDF;
6. Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
7. Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
8. Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
9. Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
10. Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.

При сохранении можно задать дополнительные параметры

Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора

Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.

Для самого перевода нужно:

1. После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
2. Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.

Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.

В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться

Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов

В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:

1. Загрузить документ в систему сервиса;
2. Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
3. Запустить конвертацию;
4. Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.

Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.

Один из множества примеров онлайн-инструментов

Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ

Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.

Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:

1. Перейдите в панель инструментов Конвертера:
2. Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
3. Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.

Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.

Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу

Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel

Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:

1. Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
2. Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
3. Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.

Подогнать документ под формат листа очень просто

Как массово переводить файлы Excel в формат PDF

Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.

Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:

1. При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
2. Кликните «Изменить настройки»;
3. В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
4. Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
5. Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.

Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.

Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов

Как защитить полученный файл PDF паролем

Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:

1. Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
2. Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
3. Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
4. В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
5. Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
6. Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.

Как перевести PDF в Excel

Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.

В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:

1. Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
2. Онлайн-конвертер;
3. Скачиваемую программу для преобразования.

Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»

Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность

Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:

1. Открыть PDF в Acrobat Reader;
2. Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
3. Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
4. Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
5. Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
6. Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
7. В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
8. Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
9. Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
10. Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.

Последовательность операций состоит из нескольких этапов

Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов

В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:

1. Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
2. Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
3. Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.

Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.

Пример онлайн-сервиса для преобразования

Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы

Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:

1. Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
2. Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
3. Выполняете конвертацию.

Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.

Как сохранить эксель в пдф на одной странице

Программа Microsoft Excel используется для работы с электронными таблицами. Помимо распределения данных в ячейки она позволяет пользователю выполнять математические функции и строить соответствующие диаграммы. Кроме того, Microsoft Excel способна загружать данные из внешних источников и баз данных.

Структура итогового документа в результате становится достаточно сложной и содержит как внутренние, так и внешние ссылки. Вышеуказанные факторы затрудняют ведение документооборота в формате Excel.

Чтобы быть на 100% уверенным, что получатель сможет открыть отправленные вами документы, есть смысл конвертировать документы Excel в формат PDF перед отправкой их по электронной почте.

Полученный в результате конвертации PDF-файл будет структурно цельным и платформонезависимым. В нем не будет ссылок на внешние ресурсы и вышеупомянутых формул расчетов и других элементов Excel.

На этой странице:

Как сохранить файлы Excel в формате PDF

Чтобы сохранить документ Excel в формате PDF, используйте виртуальный принтер, например, Универсальный Конвертер Документов. Виртуальный принтер – программа, “принимающая” отправляемый на печать файл вместо реального принтера и сохраняющая файл в указанную папку вместо его печати его на листе бумаги. Кроме этого, при этом становится возможным конвертировать документ в другой формат, к примеру, из Excel в PDF.

Для упрощения конвертации документов ПО Универсальный Конвертер Документов добавляет панель с “горячими клавишами” в основное окно Microsoft Excel. Для конвертации файлов Excel в формат PDF достаточно лишь пары нажатий мыши: перейдите на панель инструментов Универсального Конвертера Документов и нажмите одну из трех кнопок: Convert to PDF (Конвертировать в PDF), Convert to JPG (Конвертировать в JPG) или Convert to TIFF (Конвертировать в TIFF).

Как сохранить книгу Excel в виде одного PDF-файла

Сохранение книги Excel в виде одного PDF-файла – достаточно сложная процедура. Данное обучающее видео демонстрирует решение данной задачи:

Как разместить целый лист Excel на одной странице PDF-файла

Если вам необходимо вставить лист или диаграмму Excel в одну страницу PDF-файла, сделайте следующее:

1. Откройте панель инструментов Page Layout (Параметры страницы) в Microsoft Excel и щелкните на вариант в нижнем правом углу:
2. Выберите Fit to 1 page wide by 1 tall (Вписать все столбцы и строки на 1 страницу), как показано на скриншоте ниже
3. Нажмите OK и распечатайте файл в формате PDF, используя Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера.

Нанесение водяных знаков на документ Excel

Чтобы нанести водяной знак на документ, сделайте следующее:

1. Откройте документ в программе Microsoft Excel и нажмите Print (Печать)
2. Выберите Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера и нажмите Properties (Свойства)
3. Выберите PDF Image (изображение PDF) в качестве выходного формата файла
4. Зайдите в меню Watermark (Водяные знаки) и выберите Text Label (Текст) или Picture (Изображение). Задайте желаемые настройки.
5. Нажмите OK для запуска процесса конвертации из Excel в PDF.

Как защитить файл паролем

Чтобы защитить Ваш документ от несанкционированного доступа, выполните следующие шаги:

1. Откройте документ в программе Microsoft Excel и нажмите Print (Печать)
2. Выберите Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера и нажмите Properties (Свойства)
3. Выберите File Format (Формат файла) в меню настроек и убедитесь, что выходной формат указан как PDF Document (Документ PDF)
4. В PDF Standard выберите Password protected (Защита паролем) и введите пароль, как показано на скриншоте ниже
5. Если Вам понадобится добавить страницы к существующему PDF-файлу, пароль не должен изменяться. Если файл PDF не был защищен паролем, добавочные страницы также не должны защищаться паролем.
6. Нажмите OK и распечатайте документ Excel в формате PDF при помощи программы Универсальный Конвертер Документов.

Другие способы

Пакетное преобразование документов Excel в формат PDF

Для автоматизации перевода Excel в PDF в пакетном режиме вам понадобятся три программы: Microsoft Excel, Универсальный Конвертер Документов и Print Conductor.

1. Запустите программу Print Conductor и добавьте в ее список обработки необходимые файлы Excel
2. Выберите Универсальный Конвертер Документов из списка принтеров и нажмите Change Settings (Изменить настройки)
3. Укажите в настройках PDF Document (Документ PDF) в качестве выходного формата файла и нажмите OK
4. Нажмите Start для запуска конвертации файлов Excel в формат PDF в пакетном режиме.

Автоматическая конвертация файлов Excel в формат PDF в офисе

Необходимость работать с большим количеством файлов в разных форматах, получаемых из внешних источников, может усложнять работу сотрудников компании. Чтобы избежать этой проблемы и сократить траты времени на конвертацию файлов в требуемый формат, используйте ПО Folder Mill, разработанное для автоматизации процесса конвертации.

FolderMill тщательно отслеживает все входящие файлы и конвертирует их в другие форматы. Вам не потребуется выполнять ни одной операции вручную, достаточно просто указать, к примеру, что все файлы, получаемые в формате Excel, должны автоматически конвертироваться в PDF.

Примеры кода конвертации Excel в PDF для разработчиков

Пакет Универсального Конвертера Документов включает в себя public API и примеры кода для интеграции в собственное ПО разработчиками. Автоматическое развертывание поможет ускорить процесс установки Универсального Конвертера Документов на большое количество рабочих станций, если возникает такая необходимость.

Ядро программы Универсальный Конвертер Документов позволит разработчикам ПО интегрировать ее функции в разрабатываемые ими новые продукты. Здесь вы сможете ознакомиться с примерами конвертации файлов Excel в формат PDF для различных языков программирования.

Инструменты командной строки для автоматической конвертации листов Excel

2Printer – это утилита командной строки, которая позволяет автоматизировать печать документов Excel. Интерфейс с командной строкой позволяет пользователям создавать пакеты файлов для автоматизации их конкретных задач печати. Данный инструмент возможно включить в Планировщик Задач Windows, чтобы автоматизировать процесс печати на Вашем компьютере.

2Printer использует public API программы Microsoft Excel для печати листов Excel. Это значит, что для печати документов форматов XLS или XLSX Вам понадобится установленное ПО Microsoft Excel на Вашем компьютере.

Программа 2Printer совместима с любыми механическими принтерами, подключенными к компьютеру или доступными в локальных сетях, а также виртуальными принтерами, например с Универсальным Конвертером Документов. Благодаря этому, Вы сможете преобразовывать документы Excel в PDF, выбрав Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера в командной строке 2Printer.

Департамент ГИС и САПР г. Миссиссага, Канада

«В нашем отделе мы разрабатываем карты городских дорог с помощью программы Bentley Systems MicroStation. Для публикации карт на городском сайте мы должны экспортировать их в формат GIF. Однако качество файлов GIF, изготавливаемых средствами MicroStation, нас не устраивает. Универсальный конвертер документов позволяет нам печатать карты из MicroStation в файлы GIF с сохранением высокого качества изображений.»

Excel выгрузка нескольких листов в pdf файл

Столкнулся с такой проблемой — через обычную команду «Сохранить как» Excel сохраняет только один активный лист. Вот такие дела. Что же делать, если листов несколько, а уж тем более десятки?

Сразу оговорюсь: всё перечисленное ниже будет актуально только в том случае если у вас установлен PDF редактор (Adobe Acrobat, Foxit Phantom PDF, PDF Creator).

Пойдем следующим путём:

• Настроим области печати — это необходимо, чтобы pdf файл не разбивался на отдельные страницы с кусками таблицы (см. Область печати в Excel);
• Откроем книгу и дадим стандартную команду «Сохранить как»;

• Выберем в поле «Тип файла» выберем PDF и нажмём кнопку «Параметры»;

• Нам останется поставить галочку «Всю книгу» и не ставить галку «Не учитывать области печати».

Таким образом, Excel сохранит все листы нашей книги как один многостраничный pdf файл без каких-либо дополнительных инструментов!

Как сохранить лист Excel в формате PDF

Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может привести к путанице, и готовый файл часто выглядит не так, как мы хотим, чтобы он был представлен. Вот как сохранить лист в виде удобочитаемого чистого файла PDF.

Файлы Excel в формате PDF

Существует множество сценариев, когда вы можете сохранить документ Excel в виде файла PDF вместо электронной таблицы. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большего листа или не хотите, чтобы она была редактируемой. Однако преобразование файла Excel в PDF может быть немного сложнее.

Мы часто не рассматриваем электронные таблицы Excel как документы с границами, страницами и полями. Однако, когда дело доходит до превращения этих файлов в документы PDF, которые можно читать, распечатывать или распространять среди других, это то, о чем вы должны знать. Ваш файл должен быть читаемым и понятным, без случайных случайных столбцов на других страницах или размеров ячеек, которые слишком малы для чтения.

Вот как превратить вашу электронную таблицу в презентабельный и печатный документ PDF.

Настройка страницы

Если вы используете Office 2008 или более позднюю версию, перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь вы увидите несколько параметров, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот первые три:

• Поля: Насколько большой пробел находится между краем документа и первой ячейкой
• Ориентация: Хотите ли вы, чтобы ваш готовый файл был в альбомной или портретной ориентации?
• Размер: Размер страницы вашего готового документа

Они работают в основном так же, как и в документе Word, поэтому установите их исходя из того, как вы хотите, чтобы ваш готовый PDF-файл выглядел. Обратите внимание, что большинство электронных таблиц Excel лучше читаются в альбомной ориентации, чем в книжной, если только у вас мало столбцов. Листы, сохраненные в портретной ориентации, имеют столбцы, которые выходят за пределы конечной области печати, что может затруднить навигацию и чтение документа.

Кроме того, вы можете добавить верхний и нижний колонтитулы в ваш окончательный макет. Нажмите стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем перейдите на вкладку «Верхний / нижний колонтитул». Вы можете выбрать один из сгенерированных параметров Office или создать свой собственный, используя функцию «Настройка».

У вас также есть возможность изменить фон вашей распечатки. Для этого нажмите кнопку «Фон» в «Параметры страницы». Вы можете выбрать изображение на своем ноутбуке или в облаке, и это изображение будет размещено по всему листу.

Определение области печати и подгонки

Далее вам необходимо определить, какую область нужно превратить в PDF, а также, сколько строк и столбцов будет на каждой странице.

Первый способ определить область — использовать щелчок и перетаскивание, чтобы выбрать все ячейки в документе. Затем перейдите в «Параметры страницы»> «Область печати»> «Установить область печати». Это создаст тонкую серую линию вокруг всей области, которая будет напечатана. Когда вы создаете свой PDF, все, что находится за пределами этой области, не будет включено. Вы также можете ввести ячейки вручную, щелкнув стрелку в левом нижнем углу и выбрав «Листы»> «Область печати».

Как и в Microsoft Word, вы также можете создавать разрывы страниц для сегментирования различных таблиц. Эти разрывы страниц могут быть как горизонтальными, так и вертикальными. Перейдите в ячейку, в которую вы хотите поместить разрыв страницы, щелкните вкладку «Макет страницы» на ленте и выберите «Параметры страницы»> «Разрывы страниц»> «Вставить разрыв страницы». Это создаст разрыв прямо над и слева от вашей текущей ячейки.

Еще одна важная вещь, которую нужно сделать, это определить опцию Scale to Fit. Справа от параметров страницы вы увидите три параметра: Ширина, Высота и Масштаб. Параметры «Ширина» и «Высота» позволяют указать, на скольких страницах будут отображаться строки или столбцы таблицы. Например, если у вас много строк, а всего несколько столбцов, установка ширины на одну страницу является идеальной. Масштаб, с другой стороны, будет определять общее изменение размера всей области печати.

Параметры листа

Последнее меню, на которое следует обратить внимание, это Параметры листа. Это настройки, которые влияют на внешний вид вашего окончательного печатного листа. Чтобы получить доступ к полным параметрам листа, нажмите стрелку в нижнем левом углу разделов «Параметры листа».

Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:

• Заголовки печати: Можно зафиксировать определенные строки и столбцы на месте, чтобы они отображались на каждой странице, например, заголовки и метки.
• Сетки: Это позволяет установить, следует ли отображать линии сетки, то есть линии между ячейками, которые появляются, когда на них нет закрашенных границ.
• Рубрики: Это позволяет отображать заголовки, которые представляют собой фиксированные буквенные (A, B, C) и числовые (1, 2, 3) метки на осях X и Y электронных таблиц Excel.
• Комментарии, заметки и ошибки: Это отображает встроенные комментарии, заметки и предупреждения об ошибках в итоговом документе.
• Заказ печати: Это позволяет вам указать, создавать ли документ первым или сразу первым.

В этом меню вы можете перейти к экрану «Предварительный просмотр», где вы сможете увидеть ваш окончательный документ. Вы также можете перейти на экран с помощью комбинации клавиш Ctrl + P.

СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать рабочий лист с комментариями в Excel

Сохранение или печать в формате PDF

Если ваш документ правильно отформатирован и готов к работе, существует два способа создания PDF.

Чтобы сохранить файл в формате PDF в Excel, откройте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся меню «Сохранить как тип». Кроме того, вы можете перейти в Экспорт> Экспорт в XPS / PDF. Отсюда у вас есть несколько вариантов. Вы можете решить, следует ли оптимизировать файл для Стандартного или Минимального, который будет определять окончательное качество и размер файла документа. Затем вы можете нажать «Опции», чтобы выбрать область для публикации:

• Выбор: Текущие ячейки, которые вы выбрали
• Активные листы: Текущий лист, в котором вы находитесь
• Целые рабочие книги: Все книги в текущем файле, над которым вы работаете
• Стол: Определенная таблица, созданная вами в Microsoft Excel

Вы также можете игнорировать заданную вами область печати.

Вы также можете распечатать файл в формате PDF. Microsoft имеет встроенный PDF-принтер, который называется Microsoft Print to PDF, который вы можете выбрать в раскрывающемся меню принтера. Если у вас есть другой привод PDF, например, Adobe PDF, Foxit или PDF Xchange, вы также можете использовать один из них. Прежде чем нажать «Печать», просмотрите предварительный просмотр и убедитесь, что все выглядит правильно.

СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать в PDF в Windows: 4 совета