Как сделать инвентаризацию в excel?
Настройте ширину столбцов. Поместите указатель мыши на линию, разделяющую заголовки столбцов B и С. Нажмите и перетащите линию между столбцами вправо, чтобы увеличить ширину столбца B примерно в два раза. Повторите этот процесс, чтобы увеличить ширину столбцов с С по М.
Нажмите на ячейку В2 и введите «Ежемесячная инвентаризация, январь (год)». Выделите столбцы с В2 по D2 и нажмите на кнопку «Перенос текста» на панели инструментов. Нажмите на кнопку «Объединить и поместить в центре», «По верхнему краю» и «Выровнять текст по левому краю».
- Выделите объединенные ячейки и нажмите на кнопку «Формат по образцу» слева на панели инструментов. Нажмите и перетащите ячейки с F по Н, чтобы скопировать формат заголовка. В новые объединенные ячейки введите «Общая стоимость товаров».
Введите текст в столбцы. В ячейку В3 введите «Количество», в C3 – «Продукция», в D3 – «Единица товара», в E3 – «Прошлое количество», в F3 – «Цена за единицу товара», в G3 – «Цена за штуку», «# Продажи» в ячейку I3, «Стоимость продаж» в ячейку J3, «Классификация» в ячейку K3, «% Продаж» в ячейку L3 и «Кол-во на заказ» в ячейку M3.
Отформатируйте заголовки столбцов. Выделите ячейки с B3 по М3 и нажмите на кнопки «Перенос текста», «Объединить и поместить в центре», «По верхнему краю», «Выровнять текст по левому краю» и «Полужирный» на панели шрифта.
Метод 2 Форматирование границ и заливки
Затените фон. Выделите ячейки с B2 по М2 и нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Цвет заливки» на панели инструментов в меню «Шрифт». На цветовой панели выберите «Белый, Фон 1, Темнее на 15%». Цвет фона названия будет затенен.
Затените название столбцов. Выделите ячейки с В3 по М3 и нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Цвет заливки» на панели инструментов в меню «Шрифт». На цветовой панели выберите «Белый, Фон 1, Темнее на 25%». Названия столбцов будут затенены.
Выделите активный столбец в желтый цвет. Выделите ячейки с H4 по М35 и нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Цвет заливки» на панели инструментов в меню «Шрифт». На панели стандартных цветов выберите «Желтый». Активная колонка станет желтой.
Отформатируйте границы столбца. Выделите ячейки с В3 по М36. Нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Границы» на панели инструментов в меню «Шрифт». Выберите вариант «Все границы». Границы столбцов будут отформатированы.
Метод 3 Ввод формул в таблицу инвентарной описи
- Введите формулы для расчета цены за единицу товара, стоимость продаж, категории продаж, процент от продаж и кол-во на заказ.
- В ячейку H4 введите следующую формулу: = G4/D4.
- В ячейку I4 введите следующую формулу: = F$4-B4.
- В ячейку J4 введите следующую формулу: = I4*H4.
- В ячейку K4 введите следующую формулу: =RANK.EQ(J4,J3:J6,1).
- В ячейку L4 введите следующую формулу: =J4/I$2.
- В ячейку М4 введите следующую формулу: =F4-B$4.
- Нажмите на ячейку J36 и нажмите на кнопку «Автосумма» на панели инструментов в разделе «Редактирование».
- Введите следующую формулу в ячейку М4:= J36. Все формулы были введены и таблица инвентарной описи завершена.
Советы
- Для того чтобы добавить новые листы для создания еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных отчетов, нажмите на кнопку «Вставить лист» внизу окна программы, рядом с вкладками листов. Инвентарная опись может быть скопирована и вставлена на новые листы.
Источники и ссылки
- Go with Microsoft, Excel 2007-Comprehensive First Edition, Shelly Gaskin and Karen Jolly. Published in 2008, Pearson Education Inc., Upper Saddle River, NJ.
Информация о статье
Категории: Офисные программы
На других языках:
English: Create an Inventory List in Excel, Español: crear una lista de inventario en Excel, Italiano: Creare un Inventario con Excel, Português: Criar uma Lista de Inventário no Excel, Bahasa Indonesia: Membuat Daftar Inventaris di Excel, Français: créer un inventaire des ventes dans Microsoft Excel, Deutsch: In Excel eine Inventarliste erstellen, Nederlands: Een inventarislijst maken in Excel, العربية: إنشاء قائمة مخزون في برنامج إكسل, ไทย: สร้างรายการสินค้าคงคลัง (Inventory List) ใน Excel, Tiếng Việt: Tạo danh sách kiểm kê trên Excel
- Печать
- Править
- Написать благодарственное письмо авторам
Эту страницу просматривали 7889 раза.
Была ли эта статья полезной?
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.
Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.
Правила учета товара в экселе
Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.
Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций
Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.
Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.
При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.
Что дает ведение учета магазина в Excel?
Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.
Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся
Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:
- Запись параметров приходных и расходных документов, количества указанного в них товара, его цены.
- Отображение текущих остатков по каждой номенклатурной позиции.
- Ведение справочников товаров для автоматизации заполнения граф.
- Формирование оборотной ведомости.
- Редактирование торговых наценок.
На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:
- Печать ордеров на основе выбранных документов.
- Отображение валовой прибыли за период.
- Возможность отображения скидок.
- Формирование актуального прайса на основе остатков товара.
- Ведение клиентской базы.
Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.
Составление таблицы учета товара Excel
Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.
Создание справочников
Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.
Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.
Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров
Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.
Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель
Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.
Формирование выпадающих списков
Чтобы при заполнении приходных документов каждый раз не вводить наименование поставщика или товара, настраивается автоматизированный выбор этих значений из списка справочника. Для этого используется команда «Данные»-«Проверка данных». В появившемся окне выбираем тип данных «Список», а затем в поле источник указываем полный перечень значений из справочника. После этого в ячейке появится возможность выбирать параметр из выпадающего списка.
Меню выбора источника данных для выпадающего списка
Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.
Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.
Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции
К ним относятся:
- дата документа;
- количество товара;
- номер документа;
- прочие часто меняющиеся параметры.
При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.
Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.
Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.
Формирование оборотной ведомости
В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы.
Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета
Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.
На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.
Отслеживание критических остатков
Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.
Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов
В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:
«Порой становится жалко продавцов, которые вынуждены записывать в тетрадки проданный товар». Вот чем поможет Excel в инвентаризации
Фото: businessman.ru
«Многие предприниматели сильно недооценивают Excel», — уверен интерим-менеджер по оптимизации процессов в дистрибьюторских компаниях Александр Зайцев. Получив более чем двадцатилетний опыт работы в сфере, он нашел простое прикладное применение Microsoft Excel совместно со сканером штрих-кода практически в любой компании: на складе, в магазине, на производстве. Помогла нащупать идею простая инвентаризация. Подробности — в материале.
Статья подготовлена при помощи международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association (США, Польша, Украина, Беларусь, Казахстан).
Совместно с компанией Interim Business Association мы продолжаем рубрику «Управление изменениями в компании». Материалы этой рубрики выходят еженедельно в среду. В них вы найдете полезную информацию и практические советы по менеджменту и управлению изменениями.
Узнать, нужны ли вашей компании изменения, вы можете прямо сейчас с помощью экспресс-диагностики через специального бота или пройдя диагностику на сайте. Для этого вам понадобится не более 5 минут.
 Олег Афанасьев Учредитель международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association |
 Николай Иняхин Сооснователь международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association |
 Александр Зайцев Интерим-менеджер по оптимизации процессов в дистрибьюторских компаниях |
«Один зачитывает, другой ищет в Excel 150 000 SKU»
— Идея использования Microsoft Excel совместно со сканером штрих-кода появилась благодаря банальной инвентаризации.
Сканер штрих-кода — это устройство, которое считывает штрих-код, нанесенный на упаковку товара или иной носитель, и передает эту информацию в компьютер, кассовый аппарат, POS-систему.
Я тогда пришел в одну из известных белорусских компаний руководить складской и транспортной логистикой. И в первый рабочий день, войдя на склад, застал толпу сотрудников, двигающихся по рядам хранения продукции, считающих товар и громко выкрикивающих другому коллеге наименование, цвет, размер, SKU и его количество на остатке. Тот, в свою очередь, находил в толстом списке распечатанной ведомости эту позицию и вписывал услышанный остаток.
На свой вопрос: «Что это?» — услышал ответ с некой магической интонацией в голосе:
«Инвентариза-а-ация!»
Затем, по окончании подсчета, все должны были следовать в офис и приниматься за перенос данных из этой ведомости с бумажных носителей в электронный список методом «один читает, другой ищет в Excel и ставит количество уже в электронный документ».
Фото: zen.yandex.ru
Таким образом, процесс подсчета затягивается до бесконечности. Сначала считаем — пишем на бумаге, а потом читаем на бумаге и вносим в таблицу компьютера.
Думаю, не стоит говорить, какими словами это сопровождалось, если предстояло пересчитать 150 000 SKU. Зрение, голосовые связки от диктовки, моральное напряжение, чтобы не совершить ошибки (которые все равно случались), и, как результат, — пересорт/излишек/недостача… Единственное, что может зародиться в головах участников этого процесса — это очень крепкие слова.
Думаю, вам эта картина знакома. Особенно с ней сталкиваются компании, не имеющие WMS.
Warehouse Management System (WMS) — система управления складом — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации управления процессами склада и работы складского комплекса.
И тут руку помощи вам протянет… Excel.
Я считаю, что для любого предприятия оптимизация своей деятельности играет ключевую роль. Время на подсчет, человеко-часы, стоп-отгрузки — все это операционные издержки и минус в вашу карму.
Ведение бизнеса в нынешних условиях можно сравнить с управлением летательном аппаратом в сложных метеорологических условиях.
Потому что среда, в которой бизнес развивается, так же изменчива, как и погода в ненастье.
И чтобы держать «летательный аппарат» бизнеса в устойчивом положении и направлять его в необходимой пункт назначения, нужно вовремя реагировать на изменения конъюнктуры рынка, конкурентную среду, развитие продуктового портфеля. Иначе вы разобьетесь.
Управление товарными запасами, имуществом, производимыми активами — все это важно учитывать и анализировать. И, анализируя, важно вовремя замечать негативные моменты, которые ведут к «потере высоты» и, как следствие, могут привести к крушению. Видели когда-нибудь, как устроена кабина летательного аппарата? Нечто подобное просто необходимо и вашему бизнесу.
Фото предоставлено авторами материала
Управление ради прибыльности — вот цель использования инструментов учета.
Вам нужно окружить себя массой «приборов», каждый из которых имеет важное значение и свой механизм в управлении бизнесом. Например, большие компании могут позволить себе купить дорогостоящие программы: 1C, Axapta, WMS, SAP и прочие. А розничные операторы и сети, как правило, прописывают свое ПО для учета товарооборота, дебиторской задолженности, выявления OUT OF STOCK (отсутствие товара) или OVERSTOCK (излишнее количество товара), АВС- и XYZ-анализа.
Фактически это расходы на операционную деятельность. В них входит:
- Покупка самой программы
- Оплата работы программиста(-ов)
- Дальнейшие оплаты лицензий с продлением продавцам ПО
- Зависимость от третьих лиц: в случае, если вам нужно будет сделать поправку в каком-либо нестандартном быстром отчете, вы никак не сможете обойтись без обращения к своему программисту или аналитику для формирования «матрицы» этого отчета в программе.
Но есть альтернативный путь — использование Excel, который по умолчанию установлен на каждом ноутбуке. И эта программа позволяет творить чудеса и создавать невероятные отчеты.
Одно из решений, которое я рекомендую, — это учет активов и основных средств компании, количественный ежедневный учет продаваемого товара из магазина, учет возвратов на объект хранения при помощи таблицы Exel и сканера штрих-кода. Впрочем, варианты применения этого решения достаточно широки. Но особенно оно будет полезно там, где требуется четкий контроль движения учитываемых позиций.
Итак, мы знаем, что каждую учетную единицу, будь то мебель, оборудование, товар, можно идентифицировать штрих-кодом. Товар, который вы покупаете в магазине, уже на заводе у производителя снабжается штрих-кодом. Поэтому оборудование или мебель вы можете идентифицировать штрих-кодом сами, придумав его согласно вашей логике.
Все, что дальше необходимо сделать — это занести в Excel информацию о том, какому штрих-коду какая учетная единица соответствует. Таким образом, вы можете быстро и эффективно:
- Делать ревизии имущества в офисе
- Проводить инвентаризации товара на складе
- Учитывать продажи товара в магазине
- Контролировать остатки товара
- При возврате товара от клиента контролировать соответствие документального возврата с тем товаром, который фактически прибыл с этим документом.
При этом важно понимать, что если вы примете товар по документу, но не проверите фактическое соответствие тех позиций, которые указаны в сопровождающем документе, то у вас большая вероятность возникновения излишков/недостач/пересорта либо приема товара на склад, который до этого вы никогда не отгружали.
Давайте теперь по отдельности разберем, как Excel и штрих-код могут быть полезны в каждом конкретном случае.
1. «Не нужно диктовать длинные номера»: инвентаризация основных средств имущества фирмы
В каждой компании есть имущество, которое она закупила для ведения своей деятельности. Это столы, стулья, шкафы, офисная оргтехника и прочие материальные ценности, которые не подлежат списанию как расходные материальные средства. Данное имущество значится в бухгалтерской ведомости и должно быть посчитано и быть в наличии.
К подобному имуществу, оборудованию прикреплен или на нем написан инвентарный учетный номер. Вы наверняка помните этот забавный сюжет в фильме «Служебный роман» Э. Рязанова, когда в кабинет к героиням Алисы Фрейндлих с Лии Ахеджаковой врывается толпа участников инвентаризации во главе с актером Георгием Бурковым, и они начинают наперебой читать инвентарные номера имущества, которое находится в этом кабинете, и отмечать его наличие в журнале.
Фото предоставлено авторами материала
На самом деле этим процессом может заниматься один ответственный сотрудник, имея сканер штрих-кода в одной руке и Excel на планшете — в другой.
Фото предоставлено авторами материала
При этом не нужно диктовать длинные номера имущественных кодов, искать их визуально в сотнях строк ведомости, что в свою очередь влечет временные и эмоциональные затраты, а также возникновение ошибок.
Ваша задача — лишь отсканировать все штрих-коды в данном помещении, зале, предприятии. Excel сам найдет в списке соответствующее наименование имущества и учтет его. Все необходимые данные берутся из инвентаризационной описи основных средств вашей учетной программы в бухгалтерии. Все новое имущество вводится в данный файл, а списанное либо выводится, либо отмечается как списанное с учета.
Нажмите для увеличения
Изображение предоставлено авторами материала
По завершении сканирования вы сохраняете список проверки и можете его экспортировать в учетную программу бухгалтера для формирования инвентаризационной ведомости.
2. «Таких я называю „25 лет в торговле“»: учет товаров в магазине, на складе, инвентаризация
Продажи — это основная задача магазина или торгового объекта. Понимать, что продано, какие позиции на остатке и сколько, что пользуется спросом, а что является неликвидным товаром и требует меньших запасов, а порой вывода из ассортиментной матрицы — залог успеха торговой деятельности.
Я часто бывал в регионах и наблюдал, как предприниматели ведут учет продаж. Порой становится жалко продавцов, которые вынуждены записывать в тетрадки те позиции, которые продают в течение дня. Как результат — потом возникает дикое мучение подведения итогов, подсчета остатков магазина, заказа от поставщика, выяснения локомотивов продаж и так далее…
Особенно весело слышать слова так называемых гуру продаж, мол, они настолько гениальны и давно работают, что сами знают, какой ассортимент лучше всего продается.
У меня для таких есть кодовое название — «25 лет в торговле».
Важно понимать, что инструмент учета продаж при помощи сканера штрих-кода и Excel — невероятно доступный и незаменимый для тех продавцов, которые хотят отслеживать ликвидность позиций, шлак на полках, делать ABC-анализ и проводить аналитику из месяца в месяц и на основании этого делать вывод о продаваемости товара.
Я не буду сейчас напоминать развернуто Матрицу БКГ (Бостонской консалтинговой группы). Кратко скажу, что товары, согласно МБКГ, делятся на 4 категории:
Так вот, используя учет товара при помощи сканера штрих-кода, вы можете делать ABC-анализ и делить эти товары по продаваемости, по вялой ликвидности и, соответственно, прибегать к тактическим ходам в управлении ассортиментом и достижении стратегической цели — рост прибыли.
Вся самая сложная работа ждет вас только в самом начале этой истории и заключается в том, чтобы внести ассортимент в файл учета.
Далее вам потребуется вводить лишь новинки, которые периодически будут появляться у поставщиков. Информацию вы спокойно берете у дистрибьюторов, которые поставляют вам продукцию в магазин. Эти поставщики обязательно предоставят вам прайс-листы в Excel, которые имеют названия товарных единиц или SKU с их баркодами, артикулами, категориями ассортимента товара и ценами. И все, что вам остается сделать, — это скопировать данные из прайс-листов и внести их в ваш файл.
В дальнейшем, ведя торговую деятельность и день за днем учитывая продажи по каждому SKU, вы сможете создавать месячный отчет, видеть те позиции, которые продаются чаще всего, и те, которые залеживаются на полках магазина, генерируя низкооборотистую товарную массу, как я это называю, «шлакование матрицы».
Ваша задача как продавца — выделить у всех поставщиков «локомотивы» из категорий А и В и минимизировать у себя товарные запасы из категории С. Поэтому любому магазину крайне необходимо как можно скорее переходить на сканированный учет товара в продажах.
Фото: cleverence.in.ua
Аналогичная ситуация и со складами. Ведь приход товара на склад для хранения и отгрузка его после хранения — это такие же продажи, только в большем объеме, и тут для вас являются важными адресное хранение и учет наличия товара. Тут вступают в роль критерии складской логистики — FIFO, FEFO и LIFO.
Это также можно учитывать при помощи Exel и сканера при приемке, размещении товара на хранение, перемещении в пикинг (доминирующий процесс, вокруг которого строится организация всех складских процедур) для обеспечения заявок, отгрузке со склада и приемке возвратов из розницы. Словом, разработанный Excel-файл имеет универсальное прикладное применение в различных областях.
Предвижу зарождение предложения или вопроса об использовании данного инструмента в Google-таблицах. Скажу сразу, у меня были мысли о выводе этого продукта в интернет-пространство, чтобы можно было сканировать через интернет. Но на практике выяснилось, что здесь есть очень серьезный недостаток: вы будете зависеть от интернет-соединения.
Из опыта скажу, что иногда магазины находятся в местах с неустойчивой связью, на территории зданий, где интернет или отсутствует, или имеет весьма неустойчивое соединение. Или, к примеру, вы сканируете имущество, товар на складе хранения — в подобных помещениях и на производственных территориях также часто отсутствует интернет.
Поэтому моя принципиальная позиция — связь ноутбука должна быть только со сканером, а вот сканер использовать принципиально беспроводной, чтобы у вас была свобода действий и в процессе работы вы могли дотянуться до любого труднодоступного места сканером и не быть привязанным к ноутбуку.
Выводы
Резюмируя вышесказанное, определим направления деятельности, где можно применить разработанный файл учета в Exel в паре со сканером: