Преобразование файлов Microsoft Excel в Word
Бывают случаи, когда файлы Excel требуется преобразовать в формат Word, например, если на основе табличного документа нужно составить письмо. К сожалению, просто конвертировать один документ в другой через пункт меню «Сохранить как…» не получится, поскольку эти файлы обладают совершенно разной структурой. Давайте разберемся, какие существуют способы преобразования формата Excel в Word.
Конвертируем файлы Excel в Word
Есть сразу несколько методов осуществить задуманное. В этом поможет стороннее ПО, но всегда есть возможность ручного переноса данных. Рассмотрим все варианты по порядку.
Способ 1: Ручное копирование
Один из самых простых способов конвертировать содержимое файла Excel в Word – это просто его скопировать и вставить данные.
-
Открываем файл в программе Microsoft Excel и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню и щелкаем в нем по пункту «Копировать». Как вариант, также можно нажать по кнопке на ленте с точно таким же названием или задействовать сочетание клавиш Ctrl + С.
Недостаток этого способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.
Способ 2: Сторонние программы
Существует также вариант преобразования файлов из Эксель в Ворд с помощью специальных программ. В этом случае открывать сами программы вообще не обязательно. Одним из самых известных вариантов для преобразования документов из Excel в Word является приложение Abex Excel to Word Converter. Оно полностью сохраняет исходное форматирование данных и структуру таблиц при конвертировании, поддерживает пакетную конвертацию. Единственное неудобство в использовании для отечественного пользователя состоит в том, что интерфейс у программы англоязычный, без возможности русификации. Впрочем, его функциональность очень простая и интуитивно понятная, так что в нем без проблем разберется даже пользователь с минимальными знаниями английского языка.
- Устанавливаем и запускаем Abex Excel to Word Converter. Жмем на кнопку «Add Files» («Добавить файлы»).
- Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. При необходимости таким образом можно добавлять сразу несколько файлов.
Способ 3: Онлайн-сервисы
Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для осуществления этой процедуры, есть вариант воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Принцип работы всех подобных конвертеров примерно одинаковый, мы опишем его на примере сервиса CoolUtils.
- Используя ссылку выше, откройте страницу сайта, позволяющую выполнить онлайн-конвертирование файлов Excel. В этом разделе имеется возможность преобразовать их в следующие форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC. В блоке «Загрузите файл» жмем на «BROWSE».
- Открывается окно, в котором выберите файл в формате Excel и кликните по кнопке «Открыть».
- На этапе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае это формат DOC.
- В разделе «Получить файл» осталось нажать на «Скачать конвертированный файл».
Документ будет загружен на компьютер стандартным инструментом, который установлен в вашем браузере. DOC-файл можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.
Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из Excel в Word. Первый из них предполагает простой перенос содержимого из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов с помощью сторонней программы или онлайн-сервиса.
Как перенести Excel в Word — 5 способов
В некоторых ситуациях, у пользователей возникает вопрос, как перенести Excel в Word для того, чтобы вставить данные из табличного редактора в текстовый документ. К сожалению, нет простого ответа на вопрос о том, как Эксель перевести в Ворд, потому что не получится сохранить файл из одного формата в другой формат.
В Microsoft Excel, в основном, используется два типа форматов файлов: «.xlsx» (современный формат) и «.xls» (использовался в версиях Excel 1997-2003). Документы Microsoft Word имеют два основных формата файлов: «.docx» (современный формат) и «.doc» (использовался в версиях Word 1997-2003).
Между собой форматы «XLSX», «XLS» или «DOCX», «DOC» никак не связаны из-за разной структуры, поэтому напрямую сохранить файл одного формата в другом формате не получится. Нам придется переносить документ Excel в Word вручную или воспользоваться помощью программ или онлайн сервисов для конвертации файлов.
Сейчас мы разберемся, как вставить Эксель в Ворд разными способами. В этой статье вы найдете инструкции для переноса данных из Excel в Word: вручную (копирование содержимого файла Excel для последующей вставки в документ Word), и конвертированием файла Excel в Word в программе или на онлайн сервисе.
Как таблицу в Экселе перенести в Ворд — 1 способ
Сначала рассмотрим самый простой способ, как перенести таблицу из Excel в Word вручную: простым копированием содержимого файла. При этом способе мы скопируем содержимое листа Excel, а затем вставим его в документ Word.
Выполните следующие действия:
- Откройте книгу Excel.
- На открытом листе Excel выделите диапазон содержимого, который нужно перенести в документ Ворд.
- Щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной таблицы, в контекстном меню выберите «Копировать». Другой вариант для копирования: нажмите на клавиши «Ctrl» + «C».
- Откройте документ Word.
- Щелкните правой кнопкой мыши внутри документа, в контекстном меню в пункте «Параметры вставки:» выберите вариант: «Сохранить исходное форматирование». Другой способ для вставки: кликните мышью в открытом документа Word, а затем нажмите на клавиши «Ctrl» + «V».
При выборе варианта вставки в Word, можно использовать другие способы сохранения таблицы:
- Использовать стили конечного фрагмента — используется стиль таблицы Word.
- Связать и сохранить исходное форматирование — таблица Excel будет связана с документом Word, при изменении данных в исходной таблице Эксель, спросят ваше согласие на изменение связанного содержимого в таблице Ворд.
- Связать и использовать конечные стили — таблица Excel и документ Word будут связаны, при изменении в таблице Excel поменяется содержимое таблицы в Word, будет использован стиль таблицы Word.
- Рисунок — таблица вставится в документ в качестве изображения.
- Сохранить только текст — после копирования каждая строка будет находится в отдельном абзаце, а столбцы разделены пробелами.
При наведении курсора мыши к одному из возможных вариантов вставки, на странице отобразится стиль вставляемой таблицы. Вы можете выбрать самый подходящий вариант.
При использовании данного способа мы сможем отредактировать скопированную таблицу в Word. Можно изменить содержимое таблицы: изменить данные, форматирование, ширину и высоту, шрифт и т. д.
Из минусов этого способа можно отметить то, что если данные на листе Excel занимают больше места, чем на листе Word, то вся таблица не поместится по ширине (особенно это станет заметно при представлении «Разметка страницы»).
Как вставить таблицу Эксель в Ворд — 2 способ
В этом способе мы вставим содержимое таблицы Excel в документ Word, в котором отрыта пустая таблица Excel.
Пройдите следующие шаги:
- В окне программы MS Word войдите во вкладку «Вставка», в группе «Таблицы» нажмите на стрелку внизу кнопки «Таблица».
- В меню «Вставка таблицы» выберите «Таблица Excel».
- В окне документа Word откроется пустая таблица Excel.
- Откройте книгу MS Excel.
- Выделите содержимое таблицы на листе Excel.
- В меню «Главная» кликните на значок «Копировать», который находится в группе «Буфер обмена».
- В окне программы Word нажмите на кнопку «Вставить».
- Таблица Excel открыта в окне программы Word.
Если таблица не помещается по ширине документа, то можно уменьшить ширину. Для просмотра невидимых областей таблицы используйте колесики прокрутки.
После изменения данных, сохраните документ Word на компьютере. В сохраненном документе форматирование таблицы будет в стиле Word.
Как вставить Excel в Word — 3 способ
Следующий способ предполагает вставку таблицы или другого содержимого из листа Excel на страницу документа Word в качестве графического объекта. Следовательно, изменить содержимое таблицы уже не получится.
Проделайте следующие действия:
- В окне программы Excel выделите таблицу.
- В меню «Главная», в группе «Буфер обмена» нажмите на треугольничек на кнопке «Копировать».
- В открывшемся меню выберите пункт «Копировать как рисунок…».
- В окне «Копировать как рисунок» нужно выбрать параметры копирования изображения.
- Откройте страницу документа Word в меню «Главная», а затем нажмите на кнопку «Вставить», находящуюся в группе «Буфер обмена».
При необходимости, изображение таблицы можно увеличить до нужного размера. Если при копировании был выбран векторный формат, то качество картинки не поменяется. При увеличении изображения в растровом формате качество рисунка станет хуже.
Уменьшение ширины таблицы Excel после вставки в документ Word
Часто бывает, что таблица не помещается по ширине листа документа Word. Если ширина таблицы не очень большая, то таблицу можно слегка модифицировать:
- Выделите вставленную таблицу Excel в документе Word.
- Откройте меню «Макет».
- В группе «Размер ячейки» нажмите на кнопку «Автоподбор», выберите пункт «Автоподбор по содержимому».
Таблица уменьшилась до требуемого размера и поместилась на странице документа.
Как Excel перевести в Word в программе — 4 способ
Сейчас я расскажу, как вставит таблицу из Excel в Word с помощью программы ABBYY FineReader. Программа ABBYY FineReader предназначена для оптического распознавания символов, приложение переводит изображения документов или PDF файлы в редактируемые форматы.
ABBYY FineReader — платная программа на русском языке от российского разработчика. Компания ABBYY — один из мировых лидеров в своей нише программного обеспечения.
Для конвертирования файла из формата Excel в формат Word, необходимо сделать следующее:
- Запустите программу ABBYY FineReader на компьютере.
- В окне программы в разделе «Просмотр и редактирование PDF-документов» нажмите на кнопку «Открыть PDF-документ» (да-да, именно так).
- В окне Проводника на нижней панели вместо «PDF-файлы» выберите «Все файлы».
- Выберите на ПК документ Excel, нажмите на кнопку «Открыть».
- Программа выполнит распознавание файла, а затем откроет его содержимое в окне «Новый — ABBYY FineReader».
- Нажмите на стрелку кнопки «Сохранить копию документа», а контекстном меню выберите «Документ Microsoft Word».
- В окне Проводника присвойте имя новому документу, нажмите на кнопку «Сохранить».
- После выполнения конвертирования, на Рабочем столе откроется окно программы Word со вставленной таблицей из книги Excel.
Таблицу после конвертирования в документ Ворд можно редактировать.
Как конвертировать Excel в Word онлайн — 5 способ
Сейчас мы разберемся, как таблицу из Excel перебросить в Word с помощью онлайн сервиса. Мы воспользуемся услугами бесплатного онлайн сервиса CoolUtils.com, на котором можно конвертировать файлы различных форматов между собой.
Преобразование Excel в Word онлайн проходит в следующем порядке:
- Войдите на страницу сервиса CoolUtils.com для загрузки на онлайн сервис файла Excel.
- Нажмите на кнопку «Browse» для выбора файла на своем компьютере. Эта кнопка станет активной после включения в браузере Adobe Flash Player.
- В пункте «Настройте опции», в настройке «Конвертировать в» выберите формат «Doc».
- В пункте «Получить файл» нажмите на кнопку «Скачать конвертированный файл».
Откройте скачанный файл в программе Word, посмотрите на результат преобразования формата и внешний вид таблицы.
Если нужно, отредактируйте файл, а затем сохраните его в формате Word.
Выводы статьи
Если пользователь не знает, как скопировать содержимое из Экселя в Ворд, существует несколько способов решить эту проблему. Прямого сохранения между форматами не существует. Пользователь может скопировать таблицу Excel в документ Word вручную несколькими способами, воспользоваться программой или онлайн сервисом для конвертирования файла в другой формат.
Как перенести таблицу из Excel в Word без ошибок
Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.
Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.
Как перенести таблицу из Excel в Word?
- У нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками. Границы установлены.
- Выделяем диапазон данных. Нажимаем копировать в главном меню. Либо сочетание клавиш Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «копировать».
- Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Выбираем «Специальная вставка».
- Задаем параметры специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, правильно ли выбран источник вставки. Жмем ОК.
Результат нашей работы:
Этот способ имеет некоторые недостатки:
- таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
- границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.
- Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
- Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:
Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.
Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.
- На листе Word переходим на вкладку «Вставка». Нам необходимо меню «Текст» — инструмент «Объект».
- В открывшемся диалоговом окне выбираем «Создание из файла». Нажимаем «Обзор», чтобы найти файл с нужной таблицей.
- Когда искомый объект найден, в строке «Имя файла» появятся его данные». Жмем ОК.
Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.
Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.
Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).
Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.
Как преобразовать таблицу из Word в Excel?
Произведем обратный перенос.
- Выделяем таблицу в MS Word. Нажимаем «Копировать».
- Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где должна появиться таблица. Жмем «Вставить».
У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:
- Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
- Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.
- Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» — «Данные» — инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
- Главное меню – «Сохранить как» — «Другие форматы». Тип файла выбираем «Обычный текст».
- Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить внешние данные» — «Из текста».
- Ищем сохраненный файл. Нажимаем «Импорт». Откроется «Мастер текстов».
- Устанавливаем нужные параметры преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – знак табуляции. Готово.
Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.
Преобразование таблицы Excel в документ Word
Необходимость в конвертации файлов время от времени возникает практического у каждого пользователя. Это нужно для того, чтобы иметь возможность продолжить работать с данными одной программы в другой. Довольно часто подобная операция выполняется с документами Microsoft Office. В данной публикации мы рассмотрим, каким образом можно сконвертировать книгу Эксель в документ Ворд.
- Преобразование Excel в Word
- Метод 1: используем сторонние программы
- Метод 2: пользуемся онлайн-сервисами
Преобразование Excel в Word
К сожалению, стандартной функции в Excel, с помощью которой можно преобразовать документ в текстовый формат, читаемый в Word, не существует.
При этом есть ручные способы переноса таблицы, мы их рассмотрели в отдельной публикации – “Как из Экселя перенести таблицу в Ворд”.
Далее же мы рассмотрим методы, которые позволяют справиться с поставленной задачей, так скажем, в полуавтоматическом режиме.
Метод 1: используем сторонние программы
Данный метод подразумевает использование утилит от сторонних разработчиков. В качестве примера рассмотрим одну из самых популярных программ в данном направлении – Abex Excel to Word Converter (представлена на сайте по адресу: http://www.abexsoft.com/abex-excel-to-word-converter.html). Благодаря простому интерфейсу не придется тратить много времени и сил на изучение функций и возможностей утилиты. Единственным недостатком программы, пожалуй, является отсутствие русификации.
Итак, после успешного скачивания, установки и запуска утилиты, выполняем следующие действия:
- Кликаем по кнопке “Add Files”.
- Переходим к расположению документа XLS на компьютере, отмечаем его и открываем путем нажатия одноименной кнопки (либо можно просто дважды щелкнуть по файлу).
Примечание: одновременно можно выбрать несколько документов. - Мы снова окажемся в окне программы, где внизу слева щелкаем по текущему варианту формата Word и выбираем из раскрывшегося списка требуемый.
- Переходим к параметру “Output setting”. Здесь указываем путь к папке, в корой хотим сохранить полученный в результате конвертации файл. Прописать адрес можно вручную или путем выбора каталога в окне, которое откроется после нажатия кнопки в виде троеточия.
Если поставить галочку напротив опции “Save target file(s) in source folder”, документ будет сохранен в том же каталоге, что и исходный.
- Если требуется более детально настроить параметры конвертирования, щелкаем по кнопке “Options” (хотя такая необходимость возникает редко). После внесения изменений жмем OK.
- Теперь остается только нажать кнопку “Convert”, чтобы запустить конвертацию, и дождаться завершения процедуры.
Метод 2: пользуемся онлайн-сервисами
Некоторые пользователи не любят перегружать операционную систему редко используемые программами. В этом случае оптимальным решением будет использование онлайн-сервисов для выполнения конвертации. В качестве примера рассмотрим Convertio.
- Переходим на страницу сервиса по ссылке: https://convertio.co/.
- Раскрываем содержимое вкладки “Конвертировать” и останавливаемся на варианте “Конвертер документов”.
- Щелкаем по надписи “Выберите файлы” или по иконке в виде папки с лупой.
- В появившемся окне выбираем документ XLS, который планируется преобразовать, и открываем его.
- Щелкам по текущему варианту конвертации (по умолчанию указано троеточие) в строке с выбранным файлом.
- Раскроется список, в котором сначала выбираем пункт “Документ”, затем – “DOC”.
- Все готово к выполнению преобразования, поэтому жмем кнопку “Конвертировать”.
- Ждем завершения процедуры, которая может занять некоторое время, после чего щелкаем “Скачать”.
- Задаем имя преобразованного файла, выбираем папку для его сохранения и жмем “Сохранить”.
Заключение
Итак, наряду с ручными способами конвертации документа Excel в Word (путем копирования и переноса данных из одной программы в другую), есть также специальные программы и онлайн-сервисы, позволяющие выполнить данную операцию. На решение в пользу того или иного способа влияют как структура и объем обрабатываемых данных, так и предпочтения самого пользователя.